Fluxo de caixa é o registro de todo dinheiro que entra e sai da empresa, na data em que ele entra ou sai de verdade. É a ferramenta mais simples e, ao mesmo tempo, a que mais faz falta em pequenas empresas: sem ela, você descobre que o dinheiro acabou só quando ele acaba.
Neste guia você vai montar o seu do zero, com um exemplo preenchido e uma planilha gratuita para baixar, sem cadastro.
Fluxo de caixa não é lucro
Lucro mostra se a empresa ganha dinheiro com o que vende. Fluxo de caixa mostra se ela tem dinheiro na hora de pagar as contas. Uma empresa pode ser lucrativa e ficar sem caixa: basta vender parcelado em 10 vezes e pagar o fornecedor em 30 dias.
Por isso, no fluxo de caixa a regra é uma só: registre pela data do dinheiro. Venda no cartão em 3 vezes entra como três recebimentos, nas datas em que caem na conta.
Passo a passo para montar o seu
1. Comece pelo saldo real de hoje
Some o saldo de todas as contas da empresa e o dinheiro em espécie. Use o extrato, não a memória. Se você ainda mistura conta pessoal e da empresa, comece separando: veja como separar PJ e PF em 5 passos.
2. Defina poucas categorias
Categorias demais travam a rotina. Para começar, bastam estas:
- Entradas: vendas à vista e Pix, recebimentos de cartão, boletos e transferências de clientes.
- Saídas variáveis: fornecedores e mercadorias, impostos sobre vendas, taxas de cartão, comissões, fretes.
- Saídas fixas: aluguel, folha e encargos, pró-labore, sistemas, contador, internet e energia.
- Outras: parcelas de empréstimos, investimentos em equipamentos, retiradas extras dos sócios.
3. Lance o que já está combinado
Antes do dia a dia, lance o que você já sabe que vai acontecer nos próximos 90 dias: boletos a pagar, parcelas de cartão a receber, salários, aluguel, impostos. Isso é o previsto.
4. Atualize o realizado toda semana
Uma vez por semana, confira o extrato e marque o que de fato entrou e saiu. A diferença entre previsto e realizado mostra onde você está errando a estimativa, e é ali que mora o problema.
5. Olhe o saldo projetado, não só o de hoje
O número mais importante do fluxo de caixa é o saldo projetado das próximas semanas. Se ele fica negativo em algum ponto, você tem tempo para agir: cobrar, renegociar um prazo ou adiar uma compra, em vez de recorrer ao cheque especial.
Exemplo preenchido: 4 semanas
Exemplo fictício de uma loja pequena, em reais.
| Semana 1 | Semana 2 | Semana 3 | Semana 4 | |
|---|---|---|---|---|
| Saldo inicial | 12.000 | 14.300 | 9.700 | 11.300 |
| Vendas à vista e Pix | 4.500 | 3.800 | 4.200 | 5.100 |
| Recebimentos de cartão | 4.000 | 3.600 | 3.900 | 4.400 |
| Total de entradas | 8.500 | 7.400 | 8.100 | 9.500 |
| Fornecedores | 3.800 | 2.900 | 4.100 | 3.200 |
| Impostos e taxas | 900 | 700 | 800 | 2.300 |
| Aluguel, folha e fixos | 800 | 6.400 | 800 | 1.200 |
| Pró-labore | — | 2.000 | — | 2.000 |
| Parcela de empréstimo | 700 | — | 800 | — |
| Total de saídas | 6.200 | 12.000 | 6.500 | 8.700 |
| Saldo final | 14.300 | 9.700 | 11.300 | 12.100 |
Repare na semana 2: a folha e o aluguel vencem juntos e o saldo cai R$ 4.600 em poucos dias. Quem olha só o extrato de hoje leva um susto; quem tem o fluxo projetado já sabia e não marcou nenhuma compra grande para aquela semana.
Comércio ou serviço: o que muda
- Comércio: o vilão costuma ser o estoque. Compra grande paga à vista com venda que entra parcelada esvazia o caixa. Acompanhe compras e prazos de cartão de perto.
- Serviço: o vilão costuma ser o prazo de recebimento e a inadimplência. Registre a data combinada de cada pagamento de cliente e cobre no dia seguinte ao vencimento.
Erros que mais vemos
- Lançar a venda no dia da venda, e não no dia em que o dinheiro entra.
- Esquecer as saídas que não são mensais: 13º, férias, IPVA, seguros, anuidades.
- Misturar gastos pessoais com os da empresa.
- Montar uma planilha linda e não atualizar mais.
Baixe a planilha
A planilha de fluxo de caixa do Departamento Financeiro já vem com as categorias deste guia, o saldo calculado automaticamente e o exemplo acima para você ver como preencher. Funciona no Excel e no Google Planilhas.
Depois do fluxo de caixa, o próximo passo é saber quanto dinheiro sua empresa precisa ter parado para girar: veja como calcular o capital de giro.
Perguntas frequentes
- Qual a diferença entre fluxo de caixa e DRE?
- O fluxo de caixa registra o dinheiro pela data em que entra e sai da conta. A DRE mostra o resultado (receitas menos custos e despesas) pela data em que a venda e a despesa acontecem, mesmo que o dinheiro ainda não tenha se movido.
- Com que frequência devo atualizar o fluxo de caixa?
- Pelo menos uma vez por semana, conferindo o extrato. Empresas com muito movimento ganham com uma atualização diária.
- Fluxo de caixa serve para MEI?
- Sim. Mesmo com poucas movimentações, saber quanto entra, quanto sai e quanto sobra é o que separa o que é da empresa do que é seu.
- Por quanto tempo devo projetar o fluxo de caixa?
- Comece com 90 dias, semana a semana. É o suficiente para enxergar meses de pico de despesas, como o fim do ano, e agir com antecedência.
Seu caixa aguenta o que vem pela frente?
Faça o diagnóstico gratuito do Departamento Financeiro: são 9 perguntas, menos de 2 minutos, e você descobre por onde começar.
Fazer o diagnóstico gratuito →